¿Por qué la desnotarización puede ser una oportunidad para el notariado? / Why can denotarization be an opportunity for the notary profession?

English version below

En Chile, la desnotarización se presenta como un proceso que permite sacar de la responsabilidad exclusiva de los notarios ciertos trámites. Una firma electrónica sería suficiente para garantizar la autenticidad de ciertos trámites. Por lo tanto, el garante de la autenticidad ya no es el notario, como delegado de la fe pública, sino una cadena de bloques que almacena datos de manera segura e inalterable. La desnotarización se entiende como un proceso que busca reducir la burocracia al facilitar trámites que se vuelven más rápidos. Sin embargo, no se aplica a todos los actos notariales. Esta desnotarización prioriza documentos que se consideran no requerir formalización ante notario y que pueden conformarse con una firma electrónica para garantizar su autenticidad. Entonces, ¿podemos pensar que la desnotarización es una amenaza para los notarios?

Ciertamente, lo que hoy se percibe en Chile como una “hipernotarización” — blanco de esta desnotarización — probablemente se deba a que la certificación de documentos constituye una fuente importante de ingresos para la profesión. En este sentido, a corto plazo, eliminar estos trámites representaría una pérdida económica. Pero, ¿sería lo mismo a largo plazo? De hecho, ¿cómo puede el notario pretender seguir siendo ese clásico garante, otrora tan importante en las prácticas de intercambio, si su rol se reduce cada vez más al de un certificador de documentos? En ese caso, con la desnotarización instalada, ¿para qué serviría realmente un notario? ¿Por qué no eliminar derechamente la profesión devenida obsoleta y sustituirla por nuevas tecnologías?

No es la primera vez que los notarios en Chile enfrentan la presión de una competencia difícil. Sucedió en los siglos XVII y XVIII con la posibilidad que tenían otros profesionales de pluma de producir escritos que podían autenticarse ante un juez, como testamentos, por ejemplo; no capacitados en derecho (es decir, no letrados) los notarios, entonces llamados escribanos, también se vieron amenazados por abogados, graduados en universidades y reputados como conocedores más finos de la disciplina. A finales del s. XVIII, los escribanos de Santiago reaccionaron instituyéndose gradualmente como expertos en archivos, técnicas de registro y conservación de documentos. Aunque dentro del oficio no existía un discurso homogéneo sobre el estatus del archivo (propiedad del escribano o propiedad de todos), su capacidad para convertir esta cuestión en un problema político a finales del siglo XVIII, en plena crisis de suministro de papel en Chile, demuestra el interés de los escribanos por reclamar el archivo como uno de los fundamentos de su profesión. Con la conservación material de estos archivos y las técnicas de registro que debía dominar, el escribano podía entonces pretender ser ese garante.

Varios elementos permiten entender el deseo actual de desmaterializar los actos notariales: por una parte, los desafíos materiales de la conservación de archivos voluminosos; por otra parte, el aumento del precio del papel; y finalmente, las formas de relacionarse a distancia para ahorrar tiempo. De hecho, los notarios de hoy y los Estados ya han comenzado a desmaterializar su trabajo. La desmaterialización no implica la desnotarización, y vice versa. Esta última es una decisión política, que debiera considerar la experiencia y el saber de los notarios en la decisión de qué debe “hacerse ante notario”. Es más, en el mundo globalizado actual, lo esperable es que notarios y Estado diseñen en conjunto esta desnotarización. 

Por otro lado, es importante abordar otros dos asuntos. Ningún soporte electrónico es más resistente o duradero que el papel y no se conoce la durabilidad de los archivos digitales. Y luego, surge el problema de la seguridad de esos actos desnotarizados. Hasta donde sabemos, no se ha inventado nada más seguro que el registro en papel de los actos protocolizados. Las técnicas registrales tradicionales, que consisten en numerar las páginas, fechar los actos, enmarcar los márgenes, así como recurrir a la encuadernación de los legajos y registros, hacen que cualquier alteración de estos permanezca visible al ojo humano. Cualquier agregado, tachadura, rasgadura, página arrancada, censura, etc. que se realice en el registro debe validarse para que el documento no resulte sospechoso. Además, la lectura de esos registros en papel no requiere ningún lector óptico: el ojo humano es suficiente. Leemos hoy los papeles del siglo XVII como si hubieran sido escritos ayer.

Así, ante las propuestas tecnológicas de desmaterialización, los notarios deben aprovechar la oportunidad de la desnotarización para reinventarse y determinar por sí mismos lo que podría convertirse en su principal fuente de ingresos y confirmar el importante rol que desempeñan en nuestras sociedades. Probablemente ese rol se sitúe entre  la conservación y el asesoramiento legal en asuntos que constantemente disputan con los abogados, pero también en una función que los notarios de Chile aparentemente han perdido desde hace mucho tiempo: la conciliación y mediación. Entonces, sabrán darle sentido común al archivo, como escrito duradero y monumental, incluso desmaterializado, frente al escrito efímero, borrable y binario. 

English version :

In Chile, denotarization is presented as a process that removes certain procedures from the exclusive responsibility of notaries. An electronic signature would be sufficient to guarantee the authenticity of certain deeds. Therefore, the guarantor of authenticity is no longer the notary, as a delegate of public trust, but a blockchain that securely and unalterably stores data. Denotarization is understood as a process that seeks to reduce bureaucracy by facilitating faster procedures. However, it does not apply to all notarial deeds. This denotarization prioritizes documents that are considered not to require formalization before a notary and that can be authenticated with an electronic signature. So, can we think of denotarization as a threat to notaries?

Certainly, what is perceived today in Chile as ‘hypernotarization’—the target of this denotarization—is probably due to the fact that document certification constitutes an important source of income for the profession. In this sense, in the short term, eliminating these procedures would represent an economic loss. But, would it be the same in the long term? Indeed, how can the notary continue to claim to be that classic guarantor, once so important in exchange practices, if their role is increasingly reduced to that of a document certifier? In that case, with denotarization in place, what would a notary really be for? Why not straightforwardly eliminate the now obsolete profession and replace it with new technologies?

It is not the first time that notaries in Chile have faced the pressure of tough competition. It happened in the 17th and 18th centuries with the possibility that other pen professionals could produce writings that could be authenticated before a judge, such as wills, for example; not legally trained (i.e., not lawyers), the notaries, then called escribanos, were also threatened by lawyers, graduates from universities, and reputed as finer connoisseurs of the discipline. By the late 18th century, the escribanos of Santiago reacted by gradually establishing themselves as experts in archives, registration techniques, and document preservation. Although there was no homogeneous discourse within the profession about the status of the archive (the escribano‘s property or public property), their ability to turn this issue into a political problem at the end of the 18th century, during a paper supply crisis in Chile, demonstrates the notaries’ interest in claiming the archive as one of the foundations of their profession. With the material preservation of these archives and the registration techniques they had to master, the notaries could then claim to be these guarantors.

Several elements help understand the current desire to dematerialize notarial acts: on the one hand, the material challenges of preserving voluminous archives; on the other hand, the rising price of paper; and finally, the forms of remote interactions to save time. In fact, today’s notaries and the States have already begun to dematerialize their work. Dematerialization does not imply denotarization, and vice versa. The latter is a political decision that should consider the notaries’ experience and knowledge in deciding what should be ‘done before a notary.’ Moreover, in today’s globalized world, it is expected that notaries and the State jointly design this denotarization.

On the other hand, it is important to address two other issues. No electronic medium is more resistant or durable than paper, and the durability of digital archives is unknown. Then, there is the issue of the security of those denotarised acts. As far as we know, nothing safer than the paper record of protocolised acts has been invented. Traditional registration techniques, which consist of numbering pages, dating deeds, framing margins, as well as binding files and records, ensure that any alteration remains visible to the human eye. Any addition, erasure, tear, torn page, censorship, etc., made to the record must be validated so that the document does not appear suspicious. Additionally, reading those paper records does not require any optical reader: the human eye is sufficient. We read 17th-century papers today as if they were written yesterday.

Thus, in the face of technological dematerialization proposals, notaries must seize the opportunity of denotarization to reinvent themselves and determine what could become their main source of income and confirm the important role they play in our societies. Probably that role lies between preservation and legal advice on matters they constantly dispute with lawyers, but also in a function that Chilean notaries seem to have lost long ago: conciliation and mediation. Then, they will know how to give common sense to the archive, as a lasting and monumental written record, even dematerialized, versus the ephemeral, erasable, and binary written record.

---

---